Struktur dan Terminologi ISO 9001:2015

Perubahan terbesar ISO 9001:2015 bila dibandingkan dengan versi sebelumnya, yaitu 2008, adalah pada struktur dasarnya. Perubahan dilakukan dengan tujuan untuk mewadahi pendekatan yang umum seperti dijelaskan pada lampiran (Annex SL).  Semua standar sistem manajemen akan memiliki pendekatan yang sama, yaitu ISO 9001, ISO 14001 tentang lingkungan dan ISO 27001 tentang sistem keamanan data atau informasi.

Saat ini ISO 9001 terdiri dari 8 bagian, dimana 4 bagian mewakili pendekatan PDCA (plan – do – check – action). Struktur yang baru pada versi 2015 memiliki 10 bagian, dimana 4 bagian juga mewakili pendekatan PDCA. Berikut ini 10 struktur ISO 9001:2015 yang saya coba di-Indonesia-kan, tetapi bukan/belum merupakan SNI.
1.Scope atau Ruang Lingkup.
Bagian ini menjelaskan standar sistem manajemen dan akan unik untuk setiap standar.
2.Normative References atau Referensi Normatif.
Bagian ini menjelaskan kaitan dengan standar lain yang sangat diperlukan untuk aplikasi dokumen dan juga akan bersifat unik untuk setiap standar.
3.Terms and Definitions atau Istilah dan Definisi.
Beberapa istilah adalah istilah yang umum sesuai dengan Annex SL.
4.Context of the Organization atau Konteks Organisasi.
Bagian ini merupakan penjelasan tujuan organisasi, sistem manajemen dan para pemegang saham. Bagian ini menjelaskan bagaimana pembentukan sistem manajemen sesuai dengan situasi dan kebutuhan bisnis organisasi.
5.Leadership atau Kepemimpinan.
Bagian ini mempertegas komitmen, kebijakan dan tanggung jawab. Bagian ini serupa dengan bagian 5 pada ISO 9001:2008 tetapi poin kepemimpinan lebih ditekankan daripada sekedar manajemen. Ini akan menjadi persyaratan yang cukup menarik untuk dikembangkan.
6.Planning atau Perencanaan.
Perencanaan sekarang menjadi bagian tersendiri. Sebelumnya, pada ISO 9001:2008, perencanaan dijabarkan pada klausul 4.1; 6.1; 7.1 dan 8.1. Pada struktur baru “risk and opportunities” atau “resiko dan kesempatan” diikutsertakan pada penentuan tujuan, sasaran untuk mencapai rencana dan sumber daya. Sebelumnya “risk’ atau “resiko” disinggung pada standar penerbangan AS9100. Akan tetapi, istilah “resiko” diperluas dan lebih ditekankan. Bagian ini memerlukan aplikasi yang luas dalam mengintegrasikan tujuan dan sasaran perencaan dan proses manufaktur untuk memfasilitasi kesuksesan organisasi.
7.Support atau Dukungan.
Bagian ini menyertakan proses dukungan yang diharapkan yang ada dalam organisasi yang sudah tercakup dalam standar ISO 9001:2008. Istilah “sumber daya manusia” diubah menjadi “kompetensi”, dan komunikasi yang memerlukan pendekatan baru pada banyak organisasi. “Document control” diubah menjadi “documented information” atau “informasi yang terdokumentasi”. Istilah ini mencakup prosedur, pengendalian dokumen dan pengendalian rekaman.
8.Operation atau Operasi.
Bagian ini menjadi lebih singkat. Intinya adalah “lakukan pekerjaan dengan benar” apapun sistem manajemen yang diterapkan. Beberapa proses yang terkait langsung dengan operasi termasuk dalam bagian ini, yaitu desain, pelanggan, pembelian dan produksi/servis.
9.Performance Evaluation atau Evaluasi Kinerja.
Bagian ini meliputi pemantauan, pengukuran dan analisa, audit internal dan tinjauan manajemen. Semua istilah sudah cukup familiar digunakan di ISO 900:2008.
10.Improvement atau Perbaikan. Perbaikan meliputi ketidaksesuaian dan tindakan perbaikan, juga perbaikan terus menerus. Semua yang tadinya berada di bagian 8. Bagian tindakan prevektif tidak ada, karena telah digantikan dengan “resiko” pada bagian perencanaan. Perbaikan sekarang didefinisikan sebagai aktivitas perencanaan yang proaktif.

Training Sistem Dokumentasi ISO 9001

‎Training sistem dokumentasi atau pembuatan prosedur ISO 9001 di PT. Kastraco Engineering. Perusahaan ini adalah sole distributor dari bahan waste water treatment dari sebuah merk produk Amerika. Lokasi kantor ada di Sunter, Jakarta.

Training untuk trading cukup berbeda significant dengan training di manufaktur, karena perbedaan pola pikir yang terbentuk akibat akumulasi kegiatan sehari-hari. Orang di manufaktur lebih terbiasa dengan aturan tertulis (belum dalam format prosedur). Sedangkan orang di trading lebih banyak sepakat dengan perjanjian-perjanjian. Dan banyak perjanjian yang dilakukan berdasarkan tradisi kebiasaan, bukan aturan tertulis. Jadi ada tantangan tersendiri….

Save a TREE. Read digitally. Nearly 17 reams of paper use 1 tree. Save our earth.

Rencana Perubahan TS16949 Versi 2015

Just sharing information from TS16949 Group.
The communiquee has been issued from ANFIA (IATF representative for Italy)

Press release
UPDATE ISO / TS 16949: 2009
THE STANDARD WILL BE ALLIGNED TO THE STRUCTURE OF THE NEW ISO 9001: 2015

The decision made today from IATF allow companies to obtain the two standars
ISO 9001: 2015 and ISO / TS 16949 and to develop and implement a single document-management system for quality.
Turin, October 23, 2014- During the meeting held in Beijing today, the IATF – the International Automotive Task Force which ANFIA is a member – has made the decision to follow, in the update of ISO / TS16949: 2009, a worldwide reference for
automotive quality management system, the structure of the new ISO 9001: 2015.
To this end, it has come thanks to the strong position held by Italy favor of this alignment, the debate on the process of revision of ISO 9001 – that, since the edition of 1994, has been the basis, in general, even for the automotive world – initiated by the Technical Committee of the ISO.
The fact that the two future standards maintain the same structural alignment, as
been since the first edition of ISO / TS 16949 1999, is extremely positive ANFIA opinion, as it will allow businesses to obtain dual certification ISO 9001: 2015 and ISO / TS 16949 and to develop and implement a single system document-management for quality, avoiding problems of duplication of certifications already faced and overcome in the past.

5S pada jalan di area produksi

Ini contoh penerapan 5S pada area jalan di area produksi. Warna yang paling sering digunakan di banyak industri adalah hijau yang menunjukkan alur jalan utama. Apabila ada tamu yang berkunjung ke pabrik pun harus melalui jalur hijau tersebut dan hanya diperbolehkan masuk diantara mesin-mesin produksi apabila didampingi personel yang berwenang. Kecuali customer tentunya. Apalagi bila kunjungan dimaksudkan untuk memastikan sistem proses produksi atau inspeksi karena adanya quality problem.

Bagian tepi jalan umumnya diberi garis kuning untuk memperjelas area. Garis kuning juga dipakai sebagai pembatas setiap area proses produksi. Biasanya hanya operator dan orang-orang yang berkepentingan yang berada di dalam area garis kuning.

IMG_00003277Jalur jalan utama atau jalur hijau juga sebaiknya dilengkapi dengan petunjuk arah evakuasi yang diperlukan bila harus melakukan evakuasi.

Masih banyak contoh penerapan 5S lainnya. Akan dibahas kemudian..

Resensi buku The Leader, The Teacher and You

Sharing resensi buku “The Leader, the Teacher & You : Leadership through the Third Generation” karya Lim Siong Guan. ‎Ini saya dapatkan dari seorang teman. Menarik untuk jadi bahan pelajaran bagi kita. Selanjutnya bisa mulai diterapkan untuk anak-anak penerus kita.

PIKIR… DAN PIKIRKAN LAGI (THINK… AND THINK AGAIN)

Sekitar 20 tahun yang lalu, saya berbicara dengan seorang warga Singapura tamatan sekolah di Jepang, kemudian bekerja pada perusahaan Jepang di Singapura. Waktu itu “Gerakan Produktivitas Nasional” di Singapura baru saja dimulai dan kami ingin belajar sebanyak mungkin dari orang Jepang mengenai produktivitas.

Saya tanyakan ke dia, “Apa perbedaan orang Jepang dengan orang Singapura? Bagaimana cara perusahaan-perusahaan Jepang bisa membuat karyawannya selalu memikirkan cara-cara baru untuk meningkatkan pekerjaan mereka? Pada produk-produk buatan Jepang yang sudah bagus, misalnya mobil dan kamera, bagaimana mereka selalu terus mampu memunculkan desain-desain baru?

Dia menjawab, “Semuanya dimulai saat orang Jepang masih kecil. Sejak kecil, mereka sudah diajarkan untuk memikirkan apapun yang sedang dikerjakan dan memahami (konsekuensi) mengapa mereka melakukan hal tersebut. Itulah sebabnya pekerja-pekerja di Jepang terus menerus memikirkan cara-cara yang lebih baik dalam melakukan sesuatu dan hal-hal yang lebih baik untuk dihasilkan“.

“Sebagai contoh, seorang ayah (orang Jepang) yang ingin menggantungkan pigura di dinding. Di meminta anaknya untuk membawakan paku. Jika si anak hanya membawakan kepadanya paku, dia akan tanya, ‘mana palu nya?’ Si anak akan berkata ‘Saya mohon maaf karena tidak membawakan palu’, kemudian pergi untuk mengambil palu.”

“Sekarang bayangkan skenario yang sama, tapi kali ini orang Singapura. Jika si anak hanya membawakan paku, dan ketika ditanya sang ayah, “mana palu nya?” kira-kira apa jawaban si anak? Apakah dia akan mohon maaf (seperti anak Jepang)? Atau akan berkata ‘Ayahkan tidak minta saya membawakan palu'”.

Kita tidak boleh membatasi diri dengan cukup melakukan hal yang dimintakan kepada kita untuk dikerjakan. Kita harus selalu menanyakan kepada diri sendiri “Untuk apa hal ini saya lakukan?” Kemudian memikirkan juga apa lagi yang seharusnya kita lakukan, baik itu berupa cara yang lebih baik atau hal-hal baru yang dapat dihasilkan, yang berguna, masuk akal, danefektif. Dengan demikian kita akan menjadi lebih baik dan lebih baik lagi.

Marilah kita ingat: Jangan hanya membawakan paku. Apakah perlu sekalian bawa palu juga? Apakah lebih baik foto tersebut digantungkan di dinding yang lain? Atau lebih baik digantungkan foto lain atau ukir-ukiran saja? Apa tujuan foto tersebut digantung? Apakah akan membuat ruangan kelihatan lebih baik? dll…

Pikir… dan pikirkan lagi.

Save a TREE. Read digitally. Nearly 17 reams of paper use 1 tree. Save our earth.

SOP: Alat bantu atau Pemborosan Waktu besar-besaran?

Judul asli artikel yang saya sadur dari Quality Digest ini adalah "SOPs: Powerful Tools or Colossal Waste of Time?". Arti colossal dalam kamus adalah kolosal atau suatu usaha yang sangat besar untuk mencapai sesuatu. Saya terjemahkan menjadi "besar-besaran" karena rasanya lebih pas. Artikel ini ditulis oleh Teresa Tarwater, seorang profesor di Washington University dan presiden marketing di industri software SOP. Saya tidak punya hubungan apapun dengan Teresa atau produknya, hanya sekedar membaca yang saya pikir bagus untuk dimasukkan di blog saya. Berikut tulisannya dengan edit sesuai bahasa saya tanpa mengurangi esensinya.

Ketika pembicaraan mengenai SOP (Standard Operating Procedure) diangkat, kebanyakan orang langsung terbagi menjadi dua kelompok: lover dan hater, atau pencinta SOP dan pembenci SOP. Untuk setiap Quality manager, auditor, konsultan, direktur dan Chief Operational yang melihat SOP sebagai dasar fondasi kesuksesan dan efisiensi sebuah organisasi, ada orang yang sama banyaknya yang melihat SOP sebagai lawan dari membantu organisasi.

Alih-alih melihat SOP sebagai alat bantu penting untuk mengelola dan memperbaiki operasi, banyak manajer (mungkin Anda salah satunya) yang menganggapnya sebagai hantu terbaik yang diperlukan. Sangat sulit untuk tidak setuju, terutama ketika Anda melihat organisasi Anda menghabiskan waktu besar-besaran dari waktu staf Anda dan uang yang menghasilkan manual proses yang berbelit-belit dan sulit dimengerti dan proses-proses yang hanya membuat karyawan bingung, frustasi dan kacau.

Meskipun menggunakan waktu yang signifikan, uang dan sumber daya manusia, banyak manual SOP perusahaan yang berakhir menjadi tidak dipakai, tidak dibaca dan kadang-kadang malah membahayakan. Jika anda bertanya, "Dimana nilai bisnisnya?" anda akan mendapatkan poin bagus. Anda mungkin juga akan bertanya, "Mengapa melakukan itu semua? Haruskah kita hentikan?"

SOP pada awalnya dibuat untuk menghindari tabrakan kereta – dalam arti yang sesungguhnya!

Untuk menjawab pertanyaan diatas, sangat menarik untuk mempertimbangkan dari mana semua ide dimulai. Di Amerika, SOP dimulai dengan jalan kereta; mereka membuatnya sebagai cara untuk mencegah tabrakan kereta. Ini yang dipresentasikan cendekiawan JoAnne Yates dalam bukunya, Control through Communication: The rise of system in American Management (Johns Hopkins University Press, 1993).

Dimulai pada tahun 1980, rel kereta dan kemudian firma pembuatnya "menyelidiki untuk mencapai kontrol yang lebih baik terhadap proses bisnis dan hasilnya dengan menerapkan sistem melalui komunikasi yang terkontrol, " tulis Yates. Dalam mencari cara untuk memperbaiki keamanan dan efisiensi, industri-industri ini mempelopori praktek kebijakan dan prosedur tertulis yang terstandarisasi dan menyebarkan standar praktek terbaik. Tidak ada seorangpun yang melakukannya sebelumnya!

Dengan membuat standard operating policies and procedures – dan mendistribusikan ke seluruh karyawannya – ditemukan bahwa jalur kereta dapat berkoordinasi dengan lebih baik dan menstandarkan prosesnya, sehingga dapat mencegah problem-problem utama (misalnya tabrakan kereta!) seiring dengan meningkatnya proses mereka menjadi lebih kompleks dan semakin tersebar secara geografis.

Ada banyak nilai bisnis (business value) di dalamnya.

Organisasi perlu proses-proses yang terstandarisasi dan SOP yang jelas saat ini sebagaimana yang dilakukan di abad 19 dan 20. Teknologi mengalami banyak perubahan, tetapi kebutuhan inti tidak berubah.

Kehidupan modern dan organisasi modern jauh lebih kompleks dan cepat berubah untuk dinavigasi dengan trial dan error (coba-coba dan salah). Sebagai perkiraan, rata-rata pekerja Amerika harus membuat lebih dari 10.000 keputusan terpisah di setiap hari kerjanya. Salah satu contoh, dalam bukunya Mindless Eating (Bantam, 2010), peneliti Universitas Cornell, Brian Wansink mencatat bahwa rata-rata orang Amerika membuat 200 keputusan setiap hari hanya tentang makanan.

Tidak aneh jika orang memerlukan panduan, peta jalan untuk mencapai target. Tanpa instruksi, trian dan error adalah hal yang banyak kita lakukan – tetapi trial dan error adalah ‘berantakan, lambat dan kadang-kadang fatal. Sistem yang baik dan dikomunikasikan dengan jelas masih merupakan kunci kesuksesan proses dan menghindari bisnis "tabrakan kereta".

Sumber: http://www.qualitydigest.com/inside/quality-insider-article/standard-operating-procedures-powerful-business-tools-or-colossal
Save a TREE. Read digitally. Save our earth.

Analisa MSA Repeatability & Reproducibility

Analisa Repeatability & Reproducibility (GRR) dapat dilakukan dengan range method, average & range method ataupun ANOVA. Saya tidak akan menguraikan cara perhitungan dengan angka-angka karena hal ini bisa dilihat dengan mudah di buku panduan MSA ataupun software-software yang banyak beredar. Saya hanya menekankan langkah-langkah pelaksanaannya dan cara menganalisa. Lanjutkan ke page 2.

Analisa MSA Linearity

Analisa Linearity juga dapat dilakukan secara grafik maupun numerik, yaitu dengan hitung-hitungan. Saya tidak akan menguraikan cara perhitungan dengan angka-angka karena hal ini bisa dilihat dengan mudah di buku panduan MSA ataupun software-software yang banyak beredar. Saya hanya menekankan langkah-langkah pelaksanaannya dan cara menganalisa. Lanjutkan ke hlm 2.