Bila kita ingin mengirim PPAP ke customer, kita harus mengetahui terlebih dahulu level dari PPAP yang ingin dikirim. Ada 5 Submission level PPAP yang dipilih berdasarkan keputusan customer dengan mempertimbangkan performance kita. Biasanya kita bisa mengetahuinya pada saat project APQP diterima. Bila kita tidak mengetahui level dari PPAP yang harus kita kirim, sebaiknya tanyakan ke customer. Bila tidak ada penjelasan lebih lanjut, kita bisa menggunakan level 3 sebagai default level.
Kelima level PPAP submission tersebut adalah:
- Level 1. Warrant only (and for designated appearance items, an Appearance Approval Report) submitted to the customer. Artinya kita cukup mengirim form PSW yang sudah dilengkapi dengan form AAR apabila applicable pada produk kita.
- Level 2. Warrant with product samples and limited supporting data submitted to the customer. Artinya kita harus mengirimkan form PSW, sampel produk sejumlah yang diminta customer dan beberapa dokumen pendukung.
- Level 3. Warrant with product samples and complete supporting data submitted to the customer. Level ini mengharuskan kita mengirim semua dokumen PPAP dan sampel produk.
- Level 4. Warrant and other requirements as defined by the customer. Untuk level 4 ini kita diminta mengirim PSW dan dokumen lain yang diminta customer.
- Level 5. Warrant with product sampels and complete supporting data reviewed at the organization’s manufacturing location. Level 5 mensyaratkan kita untuk mengirim PSW dan data-data pendukung akan direview oleh customer di lokasi kita.
Dokumen-dokumen pendukung PPAP sendiri terdiri dari 18 macam, mulai dari design record, customer specification, dokumen quality planning & control sampai sampel produk dan hasil pengecekannya. Untuk lebih lengkapnya, pembaca dapat melihat di buku AIAG PPAP yang berlaku. Untuk produk tertentu atau proses tertentu, tidak semua dokumen ini harus dikirim ke customer. Misalnya untuk industri wiring harness yang tidak memiliki appearance performance, sehingga tidak perlu mengirim Appearance Approval Report (AAR). Apapun dokumen yang kita kirimkan ke customer atau cukup disimpan di lokasi manufaktur, dokumen-dokumen tersebut adalah dokumen yang berlaku dan sudah terbukti dipakai pada production trial run. Lihat artikel Langkah-langkah Pelaksanaan PPAP untuk mengetahui lebih jauh tentang production trial run.
Setelah kita mengirim PPAP ke customer, maka perwakilan customer (biasanya disebut Supplier Quality Engineer, Supplier Quality Assurance ataupun bagian Buyer) akan melakukan review terhadap PPAP tersebut. Bila dianggap perlu, review bisa dilakukan di lokasi manufaktur. Ada beberapa jenis hasil dari review PPAP, yaitu :
- APROVED. Approval customer pada PPAP menunjukkan bahwa produk kita sudah memenuhi spesifikasi customer. Dengan demikian kita sudah dapat mengirim produk sejumlah order customer.
- INTERIM APPROVAL. PPAP dengan status Interin Approval berarti kita diperbolehkan mengirim produk sejumlah tertentu atau selama batas waktu tertentu. Situasi ini diberikan bila sudah mengidentifikasikan dengan jelas ketidaksesuaian antara PPAP dengan persyaratan yang diminta, dan sudah menyiapkan action plan yang disetujui customer. Bila kita mendapatkan status PPAP interim approval, maka kita harus mengirim kembali PPAP untuk mendapatkan full approval. Bila tenggang waktu pengiriman produk dengan kondisi khusus ini sudah berakhir, maka kita tidak diizinkan lagi untuk mengirim produk, kecuali masa interim approval diperpanjang oleh customer.
- REJECTED. Status Rejected berarti PPAP tidak memenuhi persyaratan customer. Bila PPAP kita ditolak, kita harus segera melakukan analisa sistem produksi, melakukan tindakan yang diperlukan, melaksanakan PPAP ulang dan mengirimkan PPAP kembali.
Bila PPAP sudah mendapatkan FULL APPROVAL, maka kita harus dapat memastikan bahwa produk yang selanjutnya dikirim tetap memenuhi spesifikasi customer.
Simple System 