SOP: Alat bantu atau Pemborosan Waktu besar-besaran?

Judul asli artikel yang saya sadur dari Quality Digest ini adalah "SOPs: Powerful Tools or Colossal Waste of Time?". Arti colossal dalam kamus adalah kolosal atau suatu usaha yang sangat besar untuk mencapai sesuatu. Saya terjemahkan menjadi "besar-besaran" karena rasanya lebih pas. Artikel ini ditulis oleh Teresa Tarwater, seorang profesor di Washington University dan presiden marketing di industri software SOP. Saya tidak punya hubungan apapun dengan Teresa atau produknya, hanya sekedar membaca yang saya pikir bagus untuk dimasukkan di blog saya. Berikut tulisannya dengan edit sesuai bahasa saya tanpa mengurangi esensinya.

Ketika pembicaraan mengenai SOP (Standard Operating Procedure) diangkat, kebanyakan orang langsung terbagi menjadi dua kelompok: lover dan hater, atau pencinta SOP dan pembenci SOP. Untuk setiap Quality manager, auditor, konsultan, direktur dan Chief Operational yang melihat SOP sebagai dasar fondasi kesuksesan dan efisiensi sebuah organisasi, ada orang yang sama banyaknya yang melihat SOP sebagai lawan dari membantu organisasi.

Alih-alih melihat SOP sebagai alat bantu penting untuk mengelola dan memperbaiki operasi, banyak manajer (mungkin Anda salah satunya) yang menganggapnya sebagai hantu terbaik yang diperlukan. Sangat sulit untuk tidak setuju, terutama ketika Anda melihat organisasi Anda menghabiskan waktu besar-besaran dari waktu staf Anda dan uang yang menghasilkan manual proses yang berbelit-belit dan sulit dimengerti dan proses-proses yang hanya membuat karyawan bingung, frustasi dan kacau.

Meskipun menggunakan waktu yang signifikan, uang dan sumber daya manusia, banyak manual SOP perusahaan yang berakhir menjadi tidak dipakai, tidak dibaca dan kadang-kadang malah membahayakan. Jika anda bertanya, "Dimana nilai bisnisnya?" anda akan mendapatkan poin bagus. Anda mungkin juga akan bertanya, "Mengapa melakukan itu semua? Haruskah kita hentikan?"

SOP pada awalnya dibuat untuk menghindari tabrakan kereta – dalam arti yang sesungguhnya!

Untuk menjawab pertanyaan diatas, sangat menarik untuk mempertimbangkan dari mana semua ide dimulai. Di Amerika, SOP dimulai dengan jalan kereta; mereka membuatnya sebagai cara untuk mencegah tabrakan kereta. Ini yang dipresentasikan cendekiawan JoAnne Yates dalam bukunya, Control through Communication: The rise of system in American Management (Johns Hopkins University Press, 1993).

Dimulai pada tahun 1980, rel kereta dan kemudian firma pembuatnya "menyelidiki untuk mencapai kontrol yang lebih baik terhadap proses bisnis dan hasilnya dengan menerapkan sistem melalui komunikasi yang terkontrol, " tulis Yates. Dalam mencari cara untuk memperbaiki keamanan dan efisiensi, industri-industri ini mempelopori praktek kebijakan dan prosedur tertulis yang terstandarisasi dan menyebarkan standar praktek terbaik. Tidak ada seorangpun yang melakukannya sebelumnya!

Dengan membuat standard operating policies and procedures – dan mendistribusikan ke seluruh karyawannya – ditemukan bahwa jalur kereta dapat berkoordinasi dengan lebih baik dan menstandarkan prosesnya, sehingga dapat mencegah problem-problem utama (misalnya tabrakan kereta!) seiring dengan meningkatnya proses mereka menjadi lebih kompleks dan semakin tersebar secara geografis.

Ada banyak nilai bisnis (business value) di dalamnya.

Organisasi perlu proses-proses yang terstandarisasi dan SOP yang jelas saat ini sebagaimana yang dilakukan di abad 19 dan 20. Teknologi mengalami banyak perubahan, tetapi kebutuhan inti tidak berubah.

Kehidupan modern dan organisasi modern jauh lebih kompleks dan cepat berubah untuk dinavigasi dengan trial dan error (coba-coba dan salah). Sebagai perkiraan, rata-rata pekerja Amerika harus membuat lebih dari 10.000 keputusan terpisah di setiap hari kerjanya. Salah satu contoh, dalam bukunya Mindless Eating (Bantam, 2010), peneliti Universitas Cornell, Brian Wansink mencatat bahwa rata-rata orang Amerika membuat 200 keputusan setiap hari hanya tentang makanan.

Tidak aneh jika orang memerlukan panduan, peta jalan untuk mencapai target. Tanpa instruksi, trian dan error adalah hal yang banyak kita lakukan – tetapi trial dan error adalah ‘berantakan, lambat dan kadang-kadang fatal. Sistem yang baik dan dikomunikasikan dengan jelas masih merupakan kunci kesuksesan proses dan menghindari bisnis "tabrakan kereta".

Sumber: http://www.qualitydigest.com/inside/quality-insider-article/standard-operating-procedures-powerful-business-tools-or-colossal
Save a TREE. Read digitally. Save our earth.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s